Kdo straší ve školních spisovnách?

 

Kdepak velký černý pes a mrtvý kostelník. Stačí nánosy prachu, spousta nahromaděných dokumentů třeba ještě z dob minulého režimu nebo časů císaře pána, počínající plíseň a věci, které tam ani nemají co dělat. A co je horší, teď jste ji dostali na starost vy a aby toho nebylo málo, v poště vám přistál dopis z okresního archivu, protože jste dlouhou dobu neskartovali nebo ještě vlastně vůbec.

Jestli vás teď polil studený pot a říkáte si: „Panebože, no tak to je přesné!“, jistě se nabízí propadnout panice a beznaději z toho, že vás čeká nadlidský úkol – toto všechno vyřešit, na vlastní pěst a v naprosto šibeničním termínu. A co teprve povinný přechod na elektronickou spisovnu, který už klepe na dveře!

Kam s tím?

Možná jsme vás teď malinko vyděsili a třeba to zrovna u vás zdaleka není tak hrozné, přesto dobře víme, že vytřídit a uklidit spisovnu není zas taková legrace – není to jako u jarního vyklízení spižírny, kdy se věci zkrátka roztřídí, ty staré vyhodí, vytřou se poličky a je hotovo. Nejen skladování a třídění dokumentů má svůj řád, ale také jejich likvidace musí proběhnout v souladu s legislativou. Není tedy možné vzít balíky papírů a odvézt je do sběru nebo si s nimi zatopit v krbu při dlouhých zimních večerech.

Jak je to se systém elektronické spisové služby?

Co se týče systému elektronické spisové služby – každý původce musí do konce roku 2024 přejít z výkonu spisové služby v listinné podobě do elektronické – pro některé to bude novinka, jiní již k elektronizaci přistoupili s předstihem. Mnozí z vás tuto změnu tedy absolvovali, ale i tak se v praxi setkáváme s tím, že mají ředitelé škol stále spoustu otázek k jejímu správnému užívání. To se děje často proto, že firmy svým klientům obvykle poskytují pouze software, ale jak si s tím vším počít, to už vrtá hlavou vám a nikdo není schopný vám dát jasné a ucelené odpovědi.

A co takhle hodit trable se spisovnou konečně za hlavu?

Archiv ani spisovna nemusí být vaší třináctou komnatou, stačí to předat do rukou povolaným lidem, kteří vás v tom nenechají – těmi jsou odborníci ze společnosti Archiv bez starostí.

Název ani náhodou nijak nepřehání. Proč? Naše pomoc totiž nespočívá v pouhé instalaci dalšího programu, spisovnu vám dáme skutečně do pořádku holýma rukama a vysvětlíme vše okolo legislativy tak, aby pro vás hlášená kontrola z okresního archivu nemusela být už nikdy noční můrou a o všechno se postaráme za vás.

Říkáte si, jestli je něco takového doopravdy možné? Přečtěte si, co o nás řekla např. paní Jana Vondálová, ředitelka ZŠ a MŠ Hrabová:

„Od chvíle, kdy jsem uzavřela smlouvu s Archivem bez starostí, jsem opravdu mohla vše pustit z hlavy. V rámci služby došlo k systematickému uložení a zapsání veškeré dokumentace ve škole. Byla navázána komunikace s oblastním archivem a vyjasněny kompetence obou institucí.

Proběhlo vyřazení dokumentů, následná skartace a na závěr i kompletní aktualizace všech dokumentů, které se vedení spisové služby týkají.

Služba, kterou Archiv bez starostí nabízí tak plně odpovídá jménu společnosti:-).“

Pokud vám teď hlavou běží, že Archiv bez starostí je přesně to, co celou dobu hledáte a potřebujete, jsme připravení vám pomoci. Na nic tedy nečekejte a ozvěte se na petra.vitkova@everesta.cz, rádi s vámi probereme vše, co vás zajímá.

 

Ing. Markéta Horáková – jednatelka společnosti Digidatarch spol. s r. o. a odborník na službu Archiv bez starostí

Petra Vítková – manažerka obchodu pro Archiv bez starostí, Everesta, s.r.o.