• Aktualizaci provedeme na základě platné legislativy a metodických pokynů příslušných archivů.

Chybí vám Spisový řád včetně Spisového a skartačního plánu?

Zavolejte nám, vytvoříme vám zcela nový podle procesů ve vaší organizaci a v souladu s platnou legislativou.

• Přímo v prostorách vaší spisovny provedeme podrobné třídění dokumentů dle doby vzniku a skartačního režimu.
• Zkontrolujeme jednotlivé spisy dle popisu, zalistujeme nezařazené dokumenty, přiřadíme dokumentům spisové znaky „S, V nebo A“, dokumentaci zařadíme do spisovny.
• Uložené dokumenty zavedeme do elektronické evidence.

Je vaše spisovna plná neroztříděných spisů v policích, v regálech a v koších? Nevíte jak na spisové znaky a lhůty?

Obraťte se na nás, každou spisovnu dáme do pořádku.

• Provedeme popis regálového systému v souladu s elektronickou evidencí spisů. Lokace uložených spisů odpovídá elektronické evidenci. 

Nemáte přehled o dokumentech, nachází se na více místech a pod správou více zaměstnanců?

Pomůžeme vám, spisy roztřídíme, uložíme do regálů ve spisovně, zavedeme řád se zápůjčním systémem. 

• V rámci skartačního řízení připravíme skartační návrh.
• Fyzicky vyřadíme spisy ze spisovny, jimž uplynuly zákonem stanovené skartační lhůty. Připravíme a předáme archiválie zařazené ve skartačním řízení místně příslušnému archivu.
• Účastníme se archivních prohlídek ve vaší spisovně, komunikujeme s místně příslušným oblastním archivem.

• Odvezeme a dohlédneme na likvidaci dokumentů u našeho obchodního partnera zabývající se fyzickou skartací dokumentů.
• Ochrana dokumentů je zajištěna v každé fázi skartačního řízení.
• Zajistíme všechny administrativní podklady spojené s procesem skartace.

Nejste si jisti, které druhy dokumentů můžete skartovat a jaké mají skartační lhůty, zeptejte se nás!

• V rámci kalendářního roku vám zajistíme pravidelnou aktualizaci spisovny: provedeme třídění dokumentů dle doby vzniku a skartačního režimu, zalistujeme nezařazené dokumentů do spisovny, zaktualizujeme elektronický soupis dokumentů, připravíme a vyřídíme skartační řízení, archiválie předáme oblastnímu archivu a vyřazené dokumenty odvezeme k fyzické skartaci.
• Po celou dobu správy vám poskytneme konzultaci či podporu.

Nemáte kapacity pro vedení spisovny? Při změnách zaměstnanců dochází k chaosu ve vedení spisovny?

Obraťte se na nás, spisovna pod naší správou je vedena pravidelně, na profesionální úrovni, bez jakýchkoliv změn.